Instructions, information and guidelines for NCFS 2018 Manhattan Beach Participants
Speakers are asked to please:
- Keep their presentation length to
a. 16-18 minutes maximum for panels of 4 speakers and
b. 20 minutes maximum for panels of 3 speakers
This strict adherence to time limits ensures that there is both ample time for discussion for all conference speakers and that all participants have a chance to give their talk without rushing.
- Please come to the front of the room again once all the speakers have spoken to answer the audience’s questions in order to facilitate discussion.
Panel Chairs are asked to please:
- give a very short (no more than one minute) biographical introduction for each panel participant;
- ensure that participants are aware of and respect time limits during the presentation so that, in fairness to everyone, all speakers adhere to the paper presentation length limits indicated above; and
- facilitate the question and answer session following the presentation of individual papers.
For biographical information we suggest that Panel Chairs contact their panelists directly via email, which is usually available on the panelist’s institutional webpage. If you are unable to find contact information for a panelist please contact the conference organizers. If a panelist does not respond to email you may wish to cull what information that you can from the internet, or try to arrange to meet the panelist in person before the session.
Keeping the presentations on schedule sometimes involves signaling speakers when they are approaching the end of their individual time limit.
For facilitating the question and answer session, we recommend that all presenters be asked to come to the front of the room together.
Session Rooms location
All session rooms are on the second floor of the Westdrift Manhattan Beach hotel. Elevators to the second floor are located on the east side of the lobby (to the left when entering the hotel). A staircase leading directly to the session rooms is located on the west side of the lobby (to the right when entering the hotel lobby).
Audio Visual
All rooms will have overhead projectors, screens, and computers (primarily Macs) equipped with Powerpoint capabilities. We recommend that you load Powerpoint presentations on a flash drive and that you arrive early to session rooms to test your presentation. There will be a designated A/V specialist and a team of helpers on hand to assist during the entire conference. The A/V team will be wearing black pants and black collared buttoned shirts with an “Audio Services LIVE” logo. The specialists will be circulating during the conference and, in addition, information on how to contact the A/V specialist via text or phone will be provided in every presentation room.
Internet
Complimentary free basic internet is available in the guest rooms if you are a Marriott member. Registration for Marriott membership is free. High Speed internet is available for a fee.
Publication Table
Following last year’s successful new initiative to highlight recent publications, we invite participants to bring a copy of recently published books or journal special issues (2016-2018) to display on a designated publication display table. Please label your publication with your Name and the indication Display Copy). Note: the table will not be monitored, so please be aware of the risks that items on it might disappear.
Directives pour les participants
Directives, Informations et Recommandations pour les participants du colloque NCFS 2018 à Manhattan Beach
Les intervenants sont priés de
- se tenir aux temps de présentation suivants, notamment
a. 16-18 minutes maximum pour les panels de 4 intervenants
b. 20 minutes maximum pour les panels de 3 intervenants.
En demandant aux participants d’adhérer scrupuleusement aux limites indiquées ci-haut la NCFS espère assurer qu’il y aura suffisamment de temps pour la discussion à la fin de chaque panel et que chaque intervenant aura l’opportunité de faire sa présentation sans être obligé de se presser indûment.
- À la fin des 3 ou 4 présentations de chaque panel les intervenants sont priés de revenir au-devant de la salle pour répondre aux questions et faciliter la discussion.
Les présidents de panels sont priés de:
- faire une très brève présentation biographique (pas plus d’une minute) de chaque intervenant;
- s’assurer que chaque intervenant soit conscident de l’écoulement du temps et que chacun respecte les limites de temps;
- animer et faciliter l’échange des questions et réponses après les présentations .
En ce qui concerne les informations biographiques, nous demandons aux présidents de panel de communiquer directement avec les intervenants via mail. Les adresses électroniques sont généralement disponibles en ligne sur les pages web des institutions. Si vous n’arrivez pas à trouver les informations nécessaires pour un intervenant, veuillez contacter les organisatrices de la NCFS 2018. Par ailleurs, si un intervenant ne répond pas à vos mails, vous pouvez tenter de glaner quelques informations en ligne ou essayer de rencontrer l’intervenant avant la présentation du panel.
Veuillez noter que, pour assurer la bonne marche des présentations, il sera à l’occasion nécessaire pour les présidents de panel de faire signe et d’indiquer à l’intervenant que son temps de présentation tire à sa fin.
Pour faciliter la discussion, nous recommandons aux présidents de panel d’inviter tous les intervenants à revenir ensemble devant la salle pour répondre aux questions.
Emplacement des salles de présentation
Toutes les salles de présentation se trouvent au “second étage” (à l’américaine) du Westdrift Mahattan Hotel. Les ascenseurs pour accéder au second étage sont placés à l’est du hall d’entrée de l’hôtel i.e. à droite quand on entre par le lobby central en accédant par la rue
Service Audio-Visuel
Toutes les salles sont équipées de projecteurs, écrans et ordinateurs (en grande majorité des Macs) et du logiciel Powerpoint. Nous vous recommandons de télécharger votre présentation Powerpoint via une clef USB avant votre session pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Il y aura des spécialistes en audio-visuel disponibles durant tout le colloque. Les membres de l’équipe audio-visuelle se reconnaîtront à leurs chemises et pantalons noirs arborant l’emblème “Audio Services LIVE”. Ces spécialistes techniques circuleront constamment d’une salle à l’autre durant le colloque. En sus, chaque salle affichera comment contacter un spécialiste audio-visuel via texto ou téléphone.
Internet
L’internet est gratuit dans les chambres de l’hôtel à condition de devenir un membre du réseau hôtelier Marriott. L’inscription au réseau Marriot est gratuite. L’accès à l’internet très haut débit est possible moyennant des frais.
Table de publication
Vu le succès de la table de publications inaugurée par les organisatrices du colloque NCFS de l’année passée, nous offrons aux participants l’opportunité d’exposer leurs publications les plus récentes sur une table de publication désignée à cet effet. Nous vous demandons de n’inclure que des livres ou journaux parus depuis 2016 jusqu’à aujourd’hui. Veuillez identifier clairement vos matériaux en y inscrivant votre NOM et la mention EXEMPLAIRE DE CONSULTATION. Veuillez noter que la table ne sera pas surveillée et que, par conséquent, il y a des risques que vos publications disparaissent.